テンプレートと例文で分かる購買稟議書の書き方

購買稟議書は、会社で「備品・事務用品を購入」する際に、ビジネスに必要な事項を承認してもらうために作成する文書です。テンプレートの例文を引用しながら、各項目毎に、購買稟議書の書き方を分かりやすく説明します。

購買稟議書とは

はじめに、「稟議（りんぎ）」とは個人の権限だけで決定できない事柄を書類に起こし、上層部への回覧とそれぞれの承認をもらう手続きです。

文房具など少額の消耗品を購入する際は、直属の上長の承認で問題ない場合もあります。一方、パソコンをはじめとする高額商品を購入する場合は、関係部署の承認を得なければなりません。

その意思決定に、毎回承認者が集まって合議しようとすると、時間や手間がかかります。そこで、稟議書を用いた効率化が行われています。

以下では、本サイトで利用できる購買稟議書のテンプレートをもとに、具体的な稟議書の書き方と例文を紹介します。

項目

購買稟議書は、社内の文化や組織体制により、様々なフォーマットがありますが、一般的に、以下の項目から構成されます。以下では項目ごとに内容を説明します。

タイトル
作成日
宛先
送信元
本文
品名
金額
数量
理由
添付資料
備考
承認印

購買稟議書全体

タイトル

「購入」についての「稟議書」であることが一目でわかる題名にします。シンプルに「購買稟議書」でも問題ありません。

稟議の決裁者が内容をある程度理解しているのであれば「○○○○ の購入稟議」など具体的なキーワードを入れることで、読み手が内容を理解する時間の削減につながります。

作成日

購買稟議書を作成した日付です。作成日で問題ありません。

もし、見積依頼をしている場合は、念のため見積金額の期限を確認しましょう。見積期限を超過している場合（または稟議中に期限を超える懸念がある場合）は、見積依頼先へ、確認することをお勧めします。

宛先

決裁の承認を求める上長の宛て名を記入します。記入にあたっては個人名だけではなく、役職名も書き入れましょう。例えば「課長　山本健太様」のように記入すると宛先が明確になります。

また部署をまたいで稟議を行う場合は、一般的に部署名を記載します。例えば、テンプレートの例では「経営企画本部　資産運営部　オフィスサプライ課　総務部長　総務太郎　様」のように記入することで、宛先の認識間違いを防ぐことが出来ます。

テンプレート記載例

経営企画本部　資産運営部　
オフィスサプライ課　
総務部長　総務太郎　様

送信元

「購買稟議書」を作成した者の氏名を記入します。その際、氏名だけではなく、作成者の役職名を氏名の前に書きましょう。例えば「東京地区担当　営業太郎」のように記載します。

また部署をまたいで稟議を行う場合は、部署名も記載します。例えば、テンプレートの例では「営業統括本部　営業企画課　事業企画グループ　東京地区担当　営業太郎」のように記入することで、宛先の認識間違いを防ぐことが出来ます。

テンプレート記載例

営業統括本部　営業企画課　
事業企画グループ　
東京地区担当　営業太郎

本文

稟議内容を簡潔に記載します。定型文として「下記の通り、稟議申請致します。」などでも問題ありません。

具体的な内容を補足するのも、読み手に取って親切なビジネス文書になります。例えば、テンプレートの例では「下記の通り、営業時の顧客説明用タブレット購入について稟議申請致します。」

テンプレート記載例

下記の通り、営業時の顧客説明用タブレット購入について稟議申請致します。

品名

購買稟議書では、稟議に掛けたい品目名称を記載します。商品に型番などがある場合は、合わせて記載します。テンプレートの例では「enzeen 社製　スマートタブレット　 ENZ10-202309 型」のように、詳細な記載としています。

テンプレート記載例

enzeen 社製　スマートタブレット　 ENZ10-202309 型

見積書や製品カタログなど、さらに詳細な情報は、後述の「添付資料」に添えることで、必要に応じて読み手が確認することがで、購入物品の認識齟齬を防ぐためにもお勧めです。

特に、購入担当者が、購買稟議書を記載した本人でない場合、商品に詳しくない場合もあります。品目を一意に特定できる型番などは、記載することが望ましいです。

金額

品名で記載した商品の金額を記載します。この時、記載している金額が、全体金額なのか、１つあたりの金額なのか明確に記載します。テンプレートでは、１台当たりの金額と分かるよう「1 台　 69,800 円」のような記載としています。

テンプレート記載例

1 台　 69,800 円

数量

必要な数量を記載します。品名や金額で記載した単位（助数詞）と合わせるようにします。金額で１台当たりの金額を示していたので、テンプレートの例では「５台」と記載をしています。

テンプレート記載例

５台

理由

稟議の承認をもらえるかどうか、分かれ目となる重要な項目です。

記載する際は、承認者の目線を意識することをお勧めします。意識するポイントは「なぜ」必要なのか、それを導入すると「どのようなメリット」があるのか、です。また、もし棄却された場合に発生する「デメリット」も記載するのもお勧めです。

承認者も忙しい合間を縫って、購買稟議書を確認していることを想定して、訴えたいポイントは箇条書きにすると良いです。

テンプレートでは、営業が利用する顧客説明用タブレットの購入について、例を記載しています。

テンプレート記載例

営業時の提案力強化のため、開発部門の協力のもと説明資料の拡充を実施。
今後も拡充を順次実施予定であり、下記の負荷軽減ならびに経費削減のため、
顧客説明用タブレットの導入について稟議を申請いたします。
・説明資料の持ち運び負荷軽減
・紙資料紛失による情報漏洩リスク軽減
・資料のバージョンアップにともなう印刷負荷軽減
・ペーパーレス化促進による経費削減

添付資料

備考

購入検討の直接的な判断事項（金額や理由）以外で、関係者へ伝えたい内容を記載します。

テンプレートでは、営業課の状況や従業員の健康増進などを、例として記載しています。

テンプレート記載例

営業地域拡充により、営業担当者の移動距離は増加傾向にあります。
従業員の健康増進の観点からも必要な備品と考えております。

承認印

最近は承認印の押印も不要な職場が増えていますが、必要な場合もあるため、テンプレートには載せています。